Wie MSPs erfolgreich und profitabel eine eigene E-Mail-Marketing-SaaS betreiben

1. Executive Summary

In vielen Organisationen entsteht ein wiederkehrendes Problem: Fachabteilungen möchten E-Mail-Marketing-Lösungen wie Mailchimp oder Brevo einsetzen, während IT, Datenschutz oder Revision dies aus Compliance-, Sicherheits- oder regulatorischen Gründen ablehnen müssen. Projekte werden gestoppt, Budgets bleiben ungenutzt, und die Fachabteilungen suchen nach Alternativen.

Für Managed Service Provider entsteht hier eine klare Geschäftschance: Sie können ihren Kunden genau dann eine Lösung anbieten, wenn Cloud-Dienste organisatorisch nicht zulässig sind – als dauerhaft betreibbarer Service mit natürlicher Integration ins bestehende Portfolio.

mailfino ist eine seit vielen Jahren produktiv eingesetzte Plattform, die MSPs vollständig in ihrer eigenen Infrastruktur betreiben können.

2. Ausgangslage für MSPs

Die klassischen Geschäftsmodelle von MSPs verändern sich:

• Hardware-Geschäft: Margen sinken kontinuierlich, Wettbewerb über den Preis
• SaaS-Wiederverkauf: Provisionen liegen typischerweise bei 0-20%, Kunde gehört dem Hersteller
• Service-Standardisierung: IT-Dienstleistungen werden vergleichbar, Preisdruck steigt
• Kundenbindung: Direktvertrieb durch Cloud-Anbieter erschwert die Positionierung als Value-Added-Partner

MSPs, die eigene Service-Produkte aufbauen können, schaffen eine bessere Ausgangslage: volle Kontrolle über Pricing und Features, direkte Kundenbeziehung, höhere Margen, wiederkehrende Umsätze.

3. Die Lösung: E-Mail-Marketing als eigener MSP-Service

E-Mail-Marketing ist ein Bereich, in dem viele Unternehmen Cloud-Lösungen nutzen – oft aus Mangel an Alternativen. Gleichzeitig ist bei regulierten Unternehmen, Behörden und mittelständischen Organisationen häufig eine On-Premise-Lösung oder die Betreuung durch einen vertrauten MSP erforderlich.

Warum E-Mail-Marketing für MSPs interessant ist

• Wiederkehrende Umsätze: E-Mail-Marketing ist ein kontinuierlicher Service
• Niedrige Wechselrate: Einmal eingerichtet, wechseln Kunden selten
• Ergänzung zum Portfolio: Integration mit CRM, ERP, Shopsystemen
• Bestehende Kundenbeziehungen: MSPs verfügen bereits über enge Kundenbeziehungen im IT-Betrieb – E-Mail-Marketing ergänzt dieses Portfolio sinnvoll

Der MSP wird dabei weder Softwarehersteller noch Produktentwickler, sondern nutzt eine seit Jahren produktiv eingesetzte Plattform, deren Weiterentwicklung und Wartung vollständig beim Hersteller liegt.

Betriebsmodelle für Managed Service Provider

mailfino unterstützt unterschiedliche Betriebsmodelle, um den Anforderungen verschiedener Kundentypen gerecht zu werden. MSPs können je nach Organisation, Regulatorik und Betriebsverantwortung das passende Modell wählen.

MSPs treten gegenüber dem Kunden als Betreiber und Vertragspartner auf. Die Kundenbeziehung, Abrechnung und Vertragsgestaltung liegen vollständig beim MSP – mailfino fungiert als technische Plattform.

Modell 1: MSP-Hosted Service (SaaS-Angebot des MSP)

Der MSP betreibt mailfino in seiner eigenen Infrastruktur (z. B. im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Infrastrukturprovider) und bietet den Dienst als eigenes SaaS-Angebot an.

• Endkunden nutzen mailfino als Service des MSP
• Abrechnung und Kundenbeziehung liegen vollständig beim MSP
• Geeignet für weniger regulierte Organisationen, Verbände oder KMU

Dieses Modell ermöglicht planbare, wiederkehrende Umsätze bei überschaubarem Betriebsaufwand.

Modell 2: MSP betreibt mailfino On-Premise beim Kunden

mailfino wird in der Infrastruktur des Endkunden installiert, der MSP übernimmt Betrieb, Wartung und technische Betreuung.

• Volle Datenhoheit beim Endkunden
• MSP bleibt technischer Betreiber
• Typisch für regulierte Unternehmen, kritische Infrastrukturen oder größere Organisationen

Dieses Modell verbindet hohe Compliance-Anforderungen mit klarer Betriebstrennung.

Modell 3: Kunde betreibt mailfino selbst (klassische On-Premise-Nutzung)

Der Endkunde betreibt mailfino vollständig eigenständig in der eigenen Infrastruktur. Der MSP begleitet Einführung, Integration und ggf. spätere Erweiterungen.

• MSP übernimmt keine dauerhafte Betreiberrolle
• Fokus auf Beratung, Implementierung und Projektunterstützung
• Häufig bei Behörden oder sehr großen Organisationen

Auch in diesem Modell bleibt mailfino klar vom Eigenbau abgegrenzt.

Wenn Mailchimp fachlich sinnvoll, aber organisatorisch nicht zulässig ist

In vielen Organisationen entsteht der Bedarf nach E-Mail-Marketing-Lösungen zunächst in den Fachabteilungen. Bekannte Cloud-Dienste wie Mailchimp, Brevo oder vergleichbare Plattformen sind schnell verfügbar, funktional ausgereift und aus fachlicher Sicht naheliegend.

Spätestens bei der Einbindung von IT, Datenschutz oder Revision wird jedoch häufig klar, dass der Einsatz solcher Dienste organisatorisch oder regulatorisch nicht zulässig ist. Typische Gründe sind unter anderem:

• fehlende oder eingeschränkte Datenhoheit
• nicht nachvollziehbare oder nicht auditierbare Verarbeitungsprozesse
• regulatorische Vorgaben (z. B. DSGVO, DORA, interne Compliance-Richtlinien)
• Anforderungen an Betrieb, Zugriffskontrolle und Protokollierung

In der Praxis führt diese Situation häufig dazu, dass Projekte gestoppt oder auf unbestimmte Zeit verschoben werden, da eine geeignete Alternative fehlt.

mailfino schließt genau diese Lücke. Die Plattform ermöglicht es, E-Mail-Marketing technisch vergleichbar zu bekannten Cloud-Lösungen umzusetzen – jedoch vollständig kontrollierbar, revisionssicher und in einer Betriebsform, die den organisatorischen Anforderungen der jeweiligen Organisation entspricht.

Für MSPs entsteht daraus eine klare Rolle: Sie können ihren Kunden genau dann eine Lösung anbieten, wenn Standard-Cloud-Dienste nicht eingesetzt werden dürfen.

4. Geschäftsmodell

Lizenzmodell

Das Preismodell ist klar strukturiert und auf wenige Komponenten reduziert: eine Jahreslizenz für MSPs mit einem Startkontingent an Nutzerkonten sowie flexible Erweiterungsmöglichkeiten. Das Modell ist transparent und einfach kalkulierbar – ohne versteckte Kosten oder komplexe Staffelungen.

Die Lizenz beinhaltet Updates, MSP-Support sowie alle Multi-Tenant-Funktionen für den Betrieb von mailfino als eigenes SaaS-Angebot.

Typische MSP-Preisgestaltung

MSPs können Benutzerkonten mit verschiedenen Versandvolumina anbieten. MSPs positionieren Nutzerkonten typischerweise im Bereich von 500 bis 1.000 € pro Jahr, abhängig von Versandvolumen und Leistungsumfang. Hinzu kommen Dienstleistungen wie Einrichtung, Schulungen, Template-Erstellung und Integrationen.

5. Technische Grundlagen

Deployment

Die Plattform ist containerbasiert und kann auf verschiedene Arten bereitgestellt werden:

• Docker: Ein erstes Deployment mit Docker ist in kurzer Zeit testbereit. Produktive Installationen werden je nach Anforderungen entsprechend erweitert.
• Kubernetes: Für größere Deployments oder Hochverfügbarkeits-Anforderungen
• Infrastructure as Code: Ansible, Terraform oder vergleichbare Tools werden unterstützt

Infrastruktur-Anforderungen

• Server: 4-8 vCPU, 8-16 GB RAM (abhängig von der Kundenzahl)
• Storage: Mindestens 100 GB, am besten erweiterbar (abhängig von E-Mail-Volumen und Anhängen)
• Datenbank: MySQL oder MariaDB
• Domain/Subdomain: Für den Zugriff auf die Plattform erforderlich (z.B. newsletter.msp-domain.de)
• Netzwerk: HTTP und HTTPS müssen von außen zugänglich sein
• E-Mail-Versand: Ein oder mehrere mailfino MTAs (Mail Transfer Agent) – diese laufen in eigenen Containern und können bei Bedarf verteilt über mehrere Systeme betrieben werden

Versandqualität und CSA-Fähigkeit

Die Plattform unterstützt alle technischen Anforderungen für eine CSA-Zertifizierung (Certified Senders Alliance), einschließlich SPF, DKIM, DMARC und sicherem Versand. Der mailfino Cloud-Dienst ist selbst CSA-zertifiziert – ein praktischer Nachweis dafür, dass die Software diese Standards zuverlässig erfüllt.

Für MSPs gilt: Die Zertifizierung ist optional und bezieht sich – wie bei allen CSA-Anbietern – auf die eigene Versand-Infrastruktur und die verwendeten IP-Adressen. Für typische MSP-Kunden ist eine CSA-Zertifizierung nicht notwendig; sie kann jedoch bei hohen Versandvolumina oder besonderen Branchenanforderungen sinnvoll sein.

Multi-Tenancy & Mandantentrennung

Die Plattform wurde für Multi-Tenant-Szenarien entwickelt. Jeder Endkunde (Mandant) arbeitet in einer getrennten Umgebung mit eigenen Daten. MSPs verwalten alle Mandanten zentral über ein Admin-Interface.

Funktionsumfang

• Newsletter-Editor: Drag-and-Drop oder HTML
• Empfängerverwaltung: Segmentierung, Import, Export
• Formulare: DSGVO-konforme Anmeldeformulare und Landing Pages
• Reporting: Öffnungsraten, Klicks, Bounces
• Personalisierung: Individuelle Inhalte pro Empfänger
• API: REST API für Automatisierung, Integrationen und Systemanbindungen
• Integrationen: cobra CRM, freshdesk, WooCommerce und weitere über API

6. Zielgruppeneignung

Das MSP-Modell ist besonders geeignet für Unternehmen mit Versandvolumina von bis zu etwa einer Million E-Mails pro Jahr. Typische Anwendungsfälle umfassen Newsletter, Produkt-Updates, Event-Einladungen und Kundenkommunikation im Mittelstand.

Für höhere Versandvolumina oder spezielle Integrations- und Compliance-Anforderungen stehen separate Betriebsmodelle zur Verfügung.

7. Praxisbeweis: cobra-Ökosystem

Die Plattform wird seit vielen Jahren im cobra-Ökosystem produktiv eingesetzt und unterstützt dort mehrere hundert aktive zahlende Nutzer. Dies zeigt die Stabilität, den Reifegrad und die Praxistauglichkeit des Systems.

Die Integration mit cobra CRM ist nativ vorhanden und ermöglicht den direkten Versand von Newslettern aus der CRM-Oberfläche heraus. Für MSPs, die bereits cobra im Portfolio haben, ist dies eine natürliche Erweiterung.

8. Preismodell

MSP-Jahreslizenz

• Jahreslizenz für MSPs mit Updates und Support
• 100 Nutzerkonten enthalten
• Berechtigt zum Betrieb eines eigenen SaaS-Angebots

Zusätzliche Nutzerkonten

• 100 €/User/Jahr
• In 25er oder 50er Paketen verfügbar
• Flexibel erweiterbar nach Bedarf des MSP

Wirtschaftlichkeit

Da typische Endkunden im E-Mail-Marketing nur ein bis drei Nutzer benötigen, können MSPs bereits mit wenigen Kunden wirtschaftlich arbeiten und die Jahreslizenz schnell amortisieren.

9. Business Cases & Wirtschaftlichkeit

Die folgenden Beispiele zeigen konservative Szenarien auf Basis reiner Lizenzumsätze. Serviceumsätze wie Einrichtung, Schulungen, Template-Erstellung und CRM-Integrationen sind nicht berücksichtigt und erhöhen die Wirtschaftlichkeit in der Praxis deutlich.

10. Onboarding

Phase 1: Vorbereitung

1. Erstgespräch: Klärung des Lizenzmodells, technischer Anforderungen, Pricing
2. Infrastruktur-Planung: Docker oder Kubernetes, Server-Kapazität
3. Subdomain-Konzept: Domain oder Subdomain für die mailfino-Installation (z.B. newsletter.msp-domain.de)

Phase 2: Technisches Setup

4. Deployment der Plattform auf MSP-Infrastruktur
5. Konfiguration: DNS-Einträge (SPF, DKIM, DMARC), Domain-Setup
6. Test-Installation und Abnahme

Phase 3: Pilot & Roll-Out

7. Pilotphase mit ersten 1-3 Endkunden
8. Schulung des MSP-Teams (Admin, Support)
9. Roll-Out an weitere Kunden

11. Nächste Schritte

Evaluieren Sie mailfino OnPremise risikofrei und ohne monatelanges Commitment.